Diseño "congelado" - Los cambios en ingeniería.

Los grandes cambios están precedidos del caos.

Hace unas semanas mi papá me hizo una pregunta que me dejó pensando. Explico un poco el contexto. Mi papá esta construyendo un cuarto y al momento de poner el azulejo, no le gustó como se veía. No era que el albañil lo estuviera poniendo de una forma incorrecta. Simplemente no le gustó el diseño del azulejo. Mi papá detuvo al albañil y le pidió quitar lo que había instalado, lo cual no era mucho, posiblemente unos 3m2. El albañil se molestó y cuestionó mucho a mi papá, tratando de convencerlo de dejar el azulejo que estaba instalando. Al final, a disgusto del albañil, se retiraron las piezas instaladas. 

La pregunta que me hizo mi papá fue: ¿por qué se molestó el albañil? se le iba a pagar el trabajo que hizo mas el trabajo de quitar lo que había hecho. Reflexionando un poco le dije que este sentimiento no es exclusivo de su albañil, es algo que todos experimentamos alguna vez. A mi me ha tocado ver como ingenieros se molestan y no quieren cambiar la dirección que llevan cuando se les pide que cambien un diseño o algún parámetro, a mi me ha pasado. Creo que esto es a lo que le llaman frustración y no saber lidiar con el cambió.

Dentro del proceso de diseño, la primer fase es que se defina el requerimiento. Esto es muy claro y básico. Necesito un punto de inicio para empezar a trabajar en algo. Sin embargo existen cambios que son conocidos y que es normal que pasen, sobre todo esto pasa en la fase conceptual. Una vez que queda definido el diseño a esto se le llama "congelar el diseño". Una vez que se congeló el diseño, es muy difícil que se cambié la base, sin embargo esto no es del todo cierto. En el libro "Las claves del Éxito de Toyota" de Jeffrey K. Liker, menciona que Toyota es muy conocido por no mover el diseño una vez que se congela, lo cual es parte de la robustes de su proceso.

Hay una frase que dice que para poder entender el actuar de las personas, necesitamos ponernos en los zapatos de la otra persona. Los cambios que haciamos en la industria no estaban basados en los sentimientos de una persona en particular, eran situaciones que estaban siendo estudiadas y que cambiaban en base a resultados de estudios de mercadotecnia, requerimientos del cliente, discusiones de la alta dirección, etc. Al final las personas que nos comunicas los cambios son los mensajeros, el líder de proyecto, el manager, el team leader, etc.

Trabajé hace unos años en un proyecto en el cual estábamos trabajando en el desarrollo de una nueva plataforma para el mercado Europeo. Uno de los diseños no estuvo definido desde el principio del proyecto. Comenzamos desarrollando diferentes conceptos, haciendo pruebas de diferentes opciones, el tiempo seguía pasando y como se dice, el tiempo no perdona. La fase conceptual pasó, y cuando entramos a la fase preliminar que es donde se empiezan a preparar los modelos, pedir prototipos, correr mas pruebas, y comenzar los dibujos para entablar conversaciones con los proveedores, todavía no llegaba el famoso diseño congelado. Empezó a volverse una situación estresante por que teníamos que definir muchas cosas y estaba en el aire el diseño sobre el cual todo se definía. Cada junta sacábamos este tema y la respuesta era la misma, todavía no podemos decidir cual va a ser el diseño final. En este punto tenia dos opciones 1) detener el trabajo de ese diseño y escalar hasta la dirección la situación, 2) desarrollar un plan para poder llegar en tiempo y sin muchos problemas técnicos. El problema con la opción 1 es que nunca me iban a dejar parar un proyecto, jamás se había visto esto y no se vería. Con la opción 2 tenia el problema de que era mucho trabajo y por supuesto era algo que necesitaba recursos, tanto de personal de dibujo, laboratorios, prototipos, hablar con los proveedores para que pudiéramos manejar diferentes revisiones de diseños, etc. 

Desarrolle un plan con la cantidad de recursos que necesitaba en este punto del proyecto, hice un Gantt de actividades, limité a mercadotecnia y diseño industrial a darme sus dos mejores opciones, los que ellos sentían que iban a ser la opción final y fije una fecha limite, este seria mi punto de no retorno. Al llegar a esta fecha estaríamos entrando en la parte del Diseño Detallado, que era prácticamente la ultima parte del diseño de ingeniería. Por lo que no tener la definición representaría un retraso en el lanzamiento de ese proyecto. Presenté este plan en una junta donde estaba todo el equipo del proyecto. Aceptaron el darme los recursos y manejar el programa como lo tenia planeado. Mercadotecnia eligió cuales son los modelos de los cuales consideraban saldría el concepto ganador.

Llego la fecha del punto de no retorno y todavía no había definición del diseño. Nuevamente se puso una junta con el equipo que anteriormente habíamos hablado. Para mi sorpresa, la respuesta que me dieron fue que no había definición y que además, era muy posible que el diseño cambiara nuevamente. En este punto ya no fui yo el que puso el grito en el cielo. Fue el director de ingeniería. Pidió una junta con el equipo de mercadotecnia, de pronto la junta ya no era mía, era del director. Dado el punto al que estábamos entrando y que seguía sin existir definición, me pidieron dejar de lado ese modelo y seguir con el demás trabajo que tenia.

¿Fue frústrate para mi escuchar que todo ese trabajo era para nada? si, ¿mucha gente se molestó conmigo? si, muchos pensaron que el trabajo realizado fue "de a gratis". Lo curioso fue que esto solo duró el tiempo que duró la junta, por que de mi parte había hecho lo necesario para poder cumplir con el requerimiento, aun cuando este no existía.

Como el albañil de mi papá, me acuerdo que cuando comencé a trabajar en el área de diseño una vez cambiaron la dirección de un proyecto que llevábamos. A mi me causó mucha molestia por que había dedicado muchas horas a trabajar en esto. Traté de convencer al líder de proyecto para empujar para que no hicieran los cambios, pero fue en vano. Al final tuve que hacer el cambio y trabajar a tiempos extra para poder sacar el nuevo requerimiento.

En retrospectiva considero que lo mejor ante un cambio es analizarlo, entender por que se requiere, de donde viene, pensar que puedo rescatar del trabajo realizado, desarrollar un plan para poder ajustarme al requerimiento, identificar los riesgos asociados dependiendo del punto en que se encuentre el diseño. Al final cada proyecto es como un hijo, y como cada hijo es necesario ayudarlo en los tropiezos que tiene para poder salir adelante.